Votre caisse enregistreuse sur iPad et iPhone
Une caisse doit être tenue avec rigueur. Un simple petit écart de caisse doit trouver une explication et des mesures prises afin d’éviter que cela ne se reproduise.
La tenue de la caisse fait partie des obligations légales auxquelles tout commerçant doit se conformer. Malgré la charge de travail quotidienne, il n’est pas possible d’y échapper. Les conséquences d’une mauvaise gestion caisse peuvent être graves pour votre entreprise : contrôle fiscal, problèmes de trésorerie, etc.
Si vous lancez tout juste votre activité, pensez à solliciter les conseils d’un expert-comptable compétent qui sera à même de vous détailler vos obligations comptables et juridiques.
Pour partir sur de bonnes bases, découvrez ce rappel des bonnes pratiques en matière de gestion de caisse.
Une caisse de magasin sert à enregistrer toutes les opérations liées à l’activité commerciale : encaissements, décaissements, ou plus simplement les flux financiers. Elle permet au commerçant de suivre efficacement son activité, avec une vue instantanée qui facilite la correction rapide des erreurs.
Une caisse d’un commerce enregistre les opérations opérées dans le cadre de son activité courante. Elle va ainsi compiler en premier lieu les encaissements et les décaissements, ou entrées et sorties. Autrement dit, elle traduit les flux financiers dans l’entreprise.
Pour le commerçant, la caisse représente au quotidien un outil efficace de suivi de l’activité. Elle offre une lecture instantanée qui permet d’appliquer des correctifs rapides.
La réglementation impose aux commerçants de tenir quotidiennement un livre de caisse. Ce dernier doit comptabiliser toutes les opérations réalisées, peu importe le mode de paiement (espèces, cartes bancaires, chèques, etc.). Le journal de caisse doit donc être complété chaque jour, sans aucune rature. Chaque encaissement doit être distingué des décaissements, en mentionnant le mode de paiement (espèces, chèque, etc.).
Chaque mouvement de caisse doit être noté au fur et à mesure de sa réalisation chaque jour, sans aucune rature. Il lui est attribué un numéro correspondant à une pièce comptable, telle qu’un ticket, un reçu ou autre. Les encaissements sont distincts des décaissements par l’utilisation de deux colonnes différentes. Les encaissements doivent mentionner s’ils sont réalisés en espèces ou par chèque.
La gestion de la caisse magasin varie en fonction de la nature du commerce et de la complexité des opérations réalisées. Dans certains cas, un simple agenda de caisse peut suffire, surtout pour des mouvements simples avec une ventilation basique par nature ou un seul taux de TVA. Pour des opérations plus complexes, comme celles d’un magasin de détail ou d’un restaurant, il est nécessaire d’avoir un niveau de précision plus important.
Il existe différents cas de figure en fonction du type de commerce et de la complexité des opérations qu’il réalise. Ainsi, en cas de mouvements simples (peu nombreux, avec une ventilation simple par nature ou avec un seul taux de TVA, par exemple), il peut être suffisant de tenir un agenda de caisse. Il peut se faire au format électronique ou papier.
Dans le cas contraire, il faut avoir un niveau de précision plus important. Les outils les plus couramment employés alors sont la bande de caisse enregistreuse, le brouillard de caisse ou la main courante. Dans ce cas de figure, l’agenda de caisse représente le simple récapitulatif des recettes quotidiennes. Les autres sorties de caisse, comme les encaissements, font alors l’objet d’une écriture détaillée.
Les bandes de caisse enregistreuse compile la totalité des ventes réalisées, avec les mentions de la date de la vente, la désignation et le prix des articles. Le brouillard de caisse permet de noter de façon manuscrite l’ensemble des ventes au fur et à mesure de leur réalisation en intégrant les mêmes précisions que les bandes de caisse enregistreuse. La main courante est un autre nom du brouillard de caisse employé dans certaines activités, comme la restauration.
La gestion de la caisse dans un magasin peut varier en fonction du secteur d’activité. Par exemple, dans un magasin de vêtements, il est essentiel de tenir une caisse bien structurée, avec un suivi précis des ventes, des retours et des échanges. Cela permet non seulement d’assurer une bonne gestion des stocks, mais aussi de garantir la conformité avec les obligations fiscales.
D’autre part, gérer une caisse de restaurant nécessite une attention particulière aux paiements en espèces, par carte bancaire ou par chèque. La gestion des pourboires, des remboursements ou des réductions, par exemple, doit être rigoureuse pour éviter toute erreur. Dans un restaurant, le restaurateur devra faire le suivi des encaissements, des dépenses en matière d’achats de nourriture et de boissons, tout en maintenant un contrôle strict de la tenue de caisse en fin de journée.
De même, pour les caisses magasin de type généraliste ou spécialisé (comme les caisses magasin de vêtements), la tenue de la caisse doit être précise et rapide, surtout dans les périodes de forte affluence comme les soldes, la période de Noël ou le Black Friday. Cela implique de s’assurer que les opérations d’encaissement sont correctement saisies et que les informations sur les recettes sont fiables.
Pour garantir une bonne gestion de la caisse et éviter les erreurs, voici quelques conseils pratiques :
En suivant ces conseils pour une bonne tenue de caisse, vous garantissez non seulement la conformité de votre gestion, mais vous simplifiez également votre quotidien de commerçant. Cependant, la gestion manuelle de la caisse peut devenir fastidieuse, surtout avec un volume important de transactions. C’est là qu’une caisse tactile entre en jeu, en vous offrant une solution moderne et efficace pour gérer vos flux financiers et simplifier vos opérations.
Un logiciel de caisse tactile représente un bénéfice notable pour tenir une caisse, bien que certains continuent à préférer le crayon et la règle. il va offrir un grand nombre de fonctionnalités afin d’avoir un suivi plus efficace de la caisse, tout en vous permettant de bénéficier d’un prix d’une caisse enregistreuse attractif. Elle va fournir en un clic toute une série de statistiques très éclairantes. Elle doit cependant disposer d’un certificat justifiant de caractéristiques de sécurisation et autres, déterminées par l’administration fiscale.
Avec la solution Tactill, vous pouvez consulter l’état de la caisse à chaque instant lorsqu’elle est ouverte. Il vous suffit de vous rendre dans “Activités”, puis “Journaux” et “Courant”. Vous aurez alors accès à plusieurs indicateurs de référence, tels que l’ensemble des ventes réalisées par catégories et des recettes par moyens de paiement, le fond de caisse à l’ouverture et en temps réel, la TVA collectée selon les différents taux, …
Dans la comptabilité d’un point de vente, chaque encaissement doit être correctement enregistré afin de respecter les obligations fiscales et comptables. Voici comment procéder pour différents types de paiements :
Le compte 44571 “TVA collectée” est crédité pour la TVA perçue sur ces ventes.
Encaissement par chèque : si le paiement est effectué par chèque, la comptabilisation se fait sur le compte 5112 “Chèques à encaisser” (compte d’actif circulant) par un débit. Cela représente le montant du chèque reçu, en attente d’encaissement sur votre compte bancaire.
Une fois l’encaissement effectué et les paiements déposés en banque, il convient de procéder aux écritures comptables suivantes :
Lorsque vous déposez les espèces à la banque, vous devez créditer le compte 53 “Caisse” pour le montant déposé et débit le compte 58 “Virements internes” (compte de transfert interne) pour le même montant.
Ensuite, le compte 58 “Virements internes” est crédité et le compte 512 “Banque” est débité afin de refléter l’arrivée effective de l’argent sur votre compte bancaire.
Concernant les encaissements par chèque et carte bancaire, une fois le paiement sur votre compte bancaire, vous devez :
Créditer le compte 5112 “Chèques à encaisser” ou le compte 511 “Cartes à encaisser”, selon le mode de paiement.
Débiter le compte 512 “Banque” pour enregistrer l’argent effectivement déposé sur votre compte bancaire.
En respectant ces règles comptables, vous vous assurez que la gestion de la caisse est claire, conforme à la réglementation, et prête pour un éventuel contrôle fiscal.
Tous les commerçants doivent s’assurer que leur caisse est parfaitement tenue. Pour ce faire, des contrôles réguliers doivent être réalisés. À la fermeture de la boutique, chaque jour, il faut vérifier la caisse. Il s’agit de s’assurer de la parfaite correspondance entre le solde de caisse noté dans le livre de caisse et le montant figurant dans la caisse.
S’il y a la moindre différence, il conviendra alors d’en trouver la cause : vol, erreur de saisie, … Les anomalies de caisse ne doivent pas être banalisées. De même, il est bien évident que le solde ne peut être négatif. Pourtant, cela s’observe parfois. Là aussi, il conviendra d’en trouver la cause.
Et vous dans votre commerce, avez-vous mis en place des bonnes pratiques pour mieux gérer la caisse ?