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Comment gérer une caisse ?

Une caisse doit être tenue avec rigueur. Un simple petit écart de caisse doit trouver une explication et des mesures prises afin d’éviter que cela ne se reproduise.

La tenue d’une caisse fait l’objet d’obligations légales qu’il convient de suivre au quotidien. Malgré les contraintes qu’elle représente dans la journée déjà bien chargée d’un commerçant, il n’est pas possible d’y échapper. Les risques peuvent être considérables pour votre entreprise : contrôle fiscal, problèmes de trésorerie, …

Si vous lancez tout juste votre activité, pensez à solliciter les conseils d’un expert-comptable compétent qui sera à même de vous détailler vos obligations comptables et juridiques.

Pour partir sur de bonnes bases, découvrez ce rappel des bonnes pratiques en matière de gestion de caisse.

Qu’est-ce qu’une caisse de point de vente ?


Une caisse d’un commerce enregistre les opérations opérées dans le cadre de son activité courante. Elle va ainsi compiler en premier lieu les encaissements et les décaissements, ou entrées et sorties. Autrement dit, elle traduit les flux financiers dans l’entreprise.

Pour le commerçant, la caisse représente au quotidien un outil efficace de suivi de l’activité. Elle offre une lecture instantanée qui permet d’appliquer des correctifs rapides.

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Quelles sont les obligations légales en matière de tenue de caisse


La réglementation en vigueur impose aux commerçants de tenir quotidiennement un livre de caisse. Ce dernier doit comptabiliser toutes les opérations réalisées en espèces, voire l’ensemble des recettes de la journée, tout mode de paiement confondu (espèces, cartes bancaires, chèques et autres). Autrement dit, au sens strict, le livre de caisse ne traduit que les opérations en espèces, mais dans un grand nombre de commerces, il enregistre la totalité des recettes, quel que soit le mode d’encaissement.

Chaque mouvement de caisse doit être noté au fur et à mesure de sa réalisation chaque jour, sans aucune rature. Il lui est attribué un numéro correspondant à une pièce comptable, telle qu’un ticket, un reçu ou autre. Les encaissements sont distincts des décaissements par l’utilisation de deux colonnes différentes. Les encaissements doivent mentionner s’ils sont réalisés en espèces ou par chèque.

Les différentes contraintes existantes pour tenir une caisse


Il existe différents cas de figure en fonction du type de commerce et de la complexité des opérations qu’il réalise. Ainsi, en cas de mouvements simples (peu nombreux, avec une ventilation simple par nature ou avec un seul taux de TVA, par exemple), il peut être suffisant de tenir un agenda de caisse. Il peut se faire au format électronique ou papier.

Dans le cas contraire, il faut avoir un niveau de précision plus important. Les outils les plus couramment employés alors sont la bande de caisse enregistreuse, le brouillard de caisse ou la main courante. Dans ce cas de figure, l’agenda de caisse représente le simple récapitulatif des recettes quotidiennes. Les autres sorties de caisse, comme les encaissements, font alors l’objet d’une écriture détaillée.

Les bandes de caisse enregistreuse compile la totalité des ventes réalisées, avec les mentions de la date de la vente, la désignation et le prix des articles. Le brouillard de caisse permet de noter de façon manuscrite l’ensemble des ventes au fur et à mesure de leur réalisation en intégrant les mêmes précisions que les bandes de caisse enregistreuse. La main courante est un autre nom du brouillard de caisse employé dans certaines activités, comme la restauration.

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La tenue d’une caisse tactile


Un logiciel de caisse tactile représente un bénéfice notable pour tenir une caisse, bien que certains continuent à préférer le crayon et la règle. Une caisse tactile va offrir un grand nombre de fonctionnalités afin d’avoir un suivi plus efficace de la caisse. Elle va fournir en un clic toute une série de statistiques très éclairantes. Elle doit cependant disposer d’un certificat justifiant de caractéristiques de sécurisation et autres, déterminées par l’administration fiscale.

Avec la solution Tactill, vous pouvez consulter l’état de la caisse à chaque instant lorsqu’elle est ouverte. Il vous suffit de vous rendre dans “Activités”, puis “Journaux” et “Courant”. Vous aurez alors accès à plusieurs indicateurs de référence, tels que l’ensemble des ventes réalisées par catégories et des recettes par moyens de paiement, le fond de caisse à l’ouverture et en temps réel, la TVA collectée selon les différents taux, …

La transcription comptable des opérations de caisse


Dans la comptabilité d’un point de vente, les opérations d’encaissement en espèces font l’objet d’un débit au compte 53 « caisse » et d’un crédit aux comptes 70 « ventes » et 44571 « TVA collectée ». Si un chèque est utilisé pour le règlement, c’est le compte 5112 « chèques à encaisser » qui est débité. Si c’est une carte bancaire, c’est le compte 511 « cartes bleues à encaisser ».

Par la suite, les espèces portées à la banque se traduisent par un crédit du compte 53« caisse » et un débit du compte 58 « virements internes ». Ensuite, le compte 58 est crédité et le compte 512 « banque » débité. En ce qui concerne les paiements par chèque et carte bancaire, les comptes 5112 et 511 sont crédités et le compte 512 débité.

Comment veiller à la bonne gestion de la caisse ?


Tous les commerçants doivent s’assurer que leur caisse est parfaitement tenue. Pour ce faire, des contrôles réguliers doivent être réalisés. À la fermeture de la boutique, chaque jour, il faut vérifier la caisse. Il s’agit de s’assurer de la parfaite correspondance entre le solde de caisse noté dans le livre de caisse et le montant figurant dans la caisse.

S’il y a la moindre différence, il conviendra alors d’en trouver la cause : vol, erreur de saisie, … Les anomalies de caisse ne doivent pas être banalisées. De même, il est bien évident que le solde ne peut être négatif. Pourtant, cela s’observe parfois. Là aussi, il conviendra d’en trouver la cause.

Et vous dans votre commerce, avez-vous mis en place des bonnes pratiques pour mieux gérer la caisse ?