Votre caisse enregistreuse sur iPad et iPhone
Fléau pour la comptabilité, les erreurs de caisse sont difficiles à éviter et peuvent avoir plusieurs origines. Quelques astuces peuvent cependant vous aider à limiter au maximum ces erreurs et à gérer votre activité avec plus de sérénité.
L’erreur de caisse se manifeste par une différence entre le solde de caisse réel, tel qu’il peut être calculé en fin de journée, et le solde de caisse théorique qui correspond aux ventes réellement réalisées. Le constat d’une erreur de caisse peut avoir plusieurs origines, c’est pourquoi ses causes sont souvent difficiles à identifier :
Les erreurs de manipulation à l’origine d’écarts de caisse sont plus fréquentes dans les commerces qui réalisent de nombreuses transactions, comme un bar ou un restaurant, une épicerie, un stand sur un marché.
Le plus souvent, les erreurs de caisse concernent de petits montants. Mais même petites, elles ont un impact sur la comptabilité de votre entreprise. Ces écarts doivent être intégrés aux rapports comptables :
L’erreur de caisse est dans tous les cas d’origine humaine, qu’elle soit commise par vous-même ou par votre employé. Notez que lorsqu’un salarié commet une erreur de caisse en votre défaveur, Le Code du travail interdit de le sanctionner financièrement ou d’exiger de sa part un remboursement.
Des erreurs importantes à répétitions peuvent en revanche valoir à l’employé un avertissement écrit. Selon leur gravité, elles peuvent mener jusqu’à une mutation, une rétrogradation, une mise à pied, voire un licenciement pour manquement ou faute grave.
Plusieurs mesures peuvent considérablement limiter les risques d’erreurs de caisse, qu’elles soient dues à des erreurs de manipulation d’argent comptant ou à des comportements malveillants.
Si vous employez une ou plusieurs personnes dans votre commerce, ne négligez pas de les former à la gestion des différentes transactions :
Pour limiter les risques liés à la manipulation de monnaie, certains réflexes peuvent être adoptés :
Réduire le nombre de paiements en liquide est une manière de limiter les erreurs dues à la manipulation d’espèces (erreurs lors du rendu de monnaie notamment). La mise en place de facilités de paiement électronique, comme le sans-contact ou le paiement par smartphone, encourage le recours des clients à ces modes de règlements plus sûrs. Dans certains commerces, la mise en place d’un monnayeur peut être envisagée en parallèle.
En mettant en place des modes de protection contre les vols en caisse, on se prémunit des écarts de soldes dus aux comportements malveillants. La vidéo-surveillance est l’un des moyens d’optimiser la sécurité de votre commerce, en rayon comme en caisse. Le choix de votre matériel de caisse a aussi son importance : vous pouvez lutter plus efficacement contre les vols avec un tiroir-caisse sécurisé.
L’adoption d’une caisse tactile permet de limiter des erreurs lors des transactions, mais aussi lors du compte de caisse. Un logiciel proposant un process de clôture de caisse facilite et fiabilise le comptage du solde en fin de journée. Pour chaque transaction, un logiciel d’encaissement performant offre aussi des fonctionnalités de lecture des codes-barres, de calcul automatique des tickets, du montant encaissé et de la monnaie à rendre. Plus les process sont automatisés, et moins il reste de place pour les erreurs humaines.
Bien sûr, le risque zéro n’existe pas. Toutes ces solutions vous permettront d’optimiser votre gestion, de gagner en sérénité, de réduire les erreurs et de retrouver plus facilement leur origine. Il reste toujours possible de confondre deux pièces en rendant la monnaie !
