Votre caisse enregistreuse sur iPad et iPhone
Quel que soit le statut juridique de votre entreprise, la loi vous oblige à conserver certains documents plus longtemps que d’autres. La loi précise même les règles d’archivage des documents administratifs internes. Découvrons les délais et les règles de conservation des documents en entreprise.
On considère comme pièces comptables tous les livres de compte, les livres d’inventaires, les bilans et comptes de résultats, les bons de commande, les factures, les bons de livraison ou de réception. Tous sans exception doivent être conservés au minimum pendant 10 ans à partir de la date de clôture de l’exercice. Ils peuvent être réclamés à tout moment dans le cadre d’un contrôle fiscal ou comptable.
Pour le double du ticket de caisse enregistreuse qui revient au commerçant, celui-ci est tenu de le garder pendant 2 ans.
Le classement et la conservation des pièces bancaires sont obligatoires pendant 5 ans selon le Code de commerce. Cela comprend les avis de remises de chèques ou d’espèces à la banque, les ordres de virement, les talons de chèque, les avis de débits et crédits, les relevés bancaires, les avis de débit d’agios, les demandes de prêts, les échelles d’intérêts, etc.
La durée minimale pour les documents de transports de marchandises est de 5 ans tandis que les documents de douane doivent être conservés au moins 3 ans. Si le contrat est conclu par voie électronique et qu’il concerne une prestation supérieure à 120 €, la durée de conservation est de 10 ans. Ces délais sont imposés à l’entreprise afin qu’elles puissent apporter une preuve que ses activités soient légales et respectueuses des règles.
Pour les documents relatifs aux assemblées générales tels que les feuilles de présence, les comptes rendus de réunion, les rapports internes, la durée de conservation minimum est de 3 ans après la fin de l’exercice. Les avocats et les juges estiment qu’un délai de conservation des documents minimum de 5 ans est nécessaire pour tous les jugements de tribunaux et les documents juridiques afin que vous puissiez exercer vos droits.
Lorsqu’une entreprise ferme, vous devez impérativement attendre 5 ans avant de pouvoir vous débarrasser des documents administratifs après la liquidation ou la radiation (statuts, dépôt de bilan, registre de procès-verbaux, etc.). Les contrats d’investissements, les contrats d’acquisition de biens fonciers et/ou immobiliers, les contrats d’assurance parc immobilier/automobile, les contrats de crédit-bail seront préservés pendant 30 ans.
Personne n’est à l’abri d’un contrôle fiscal inopiné. Prenez soin de bien archiver vos déclarations d’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA), les impôts locaux, les taxes foncières, les TVA, les taxes professionnelles. Les éléments concernant les revenus de l’année N-1 déclarés en année N doivent être conservés jusqu’à fin de l’année N+5.
La gestion du personnel est un domaine délicat qui doit toujours garder des traces de chaque démarche effectuée notamment en cas de conflits prud’homaux ou de visite de l’inspection du travail. Le double des bulletins de paie ou leur version électronique, le registre du personnel, les contrats de travail, les primes, les indemnités, les soldes de tout compte, les déclarations d’accident de travail, les régimes de retraite se conservent 5 ans.
Dans l’ensemble, le non-respect de ces règles ou la non-conservation de documents d’entreprise est sanctionné par une amende pouvant s’élever jusqu’à 10 000 € suivant l’article 1734 du Code général des impôts. Il est donc préférable de mettre en place des processus d’archivage clairs et systématiques pour se mettre à l’abri en cas de contrôle.
