Votre caisse enregistreuse sur iPad et iPhone
Dans une société de plus en plus digitalisée, les données d’entreprises sont essentielles aux décisions commerciales. Une perte totale ou partielle des données expose ainsi les professionnels à des conséquences graves, tant du point de vue réglementaire que commercial et financier.
Depuis la loi Finances 2018, Tous les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent une caisse enregistreuse ont l’obligation d’archiver les données enregistrées par leur logiciel.
Cette obligation d’archivage se distingue d’une sauvegarde classique par les garanties qu’elle doit offrir en matière de conservation des données. Le système de sauvegarde et de conservation des données choisi doit garantir dans le temps :
La conformité fiscale passe par le respect de ces garanties, c’est-à-dire par :
Si la périodicité des sauvegardes n’est pas encadrée légalement, la loi précise cependant qu’une archive est limitée à 365 jours de données, soit une année calendaire ou une année d’exercice au maximum. Les données sauvegardées doivent être obligatoirement conservées durant au minimum 7 ans.
La sauvegarde des données permet leur restauration en cas de sinistre (coupure de courant, défaillance matérielle, cyberattaque, etc.) et la reprise rapide de l’activité. Lorsque les sauvegardes sont automatisées, elles peuvent être réalisées de manière plus fréquente et régulière, sans intervention de votre part. En cas de crash du système, les dernières données enregistrées sont ainsi restituées.
Se doter d’un logiciel de caisse sécurisé dont vous pouvez paramétrer la fréquence des sauvegardes automatiques n’a pas seulement pour enjeu la conformité de votre commerce à la réglementation fiscale. Il est essentiel en effet de bien distinguer l’archivage des données, qui permet leur conservation et leur consultation sur le long terme, et la sauvegarde qui en permet une récupération rapide en cas de perte. Un système de sauvegarde automatisé va créer et restituer une image miroir de votre environnement informatique dans son ensemble, c’est-à-dire :
Vous êtes ainsi prémunis contre la perte de votre base de données clients, essentielle à votre stratégie marketing, mais aussi vos catalogues de produits, vos interactions commerciales et l’ensemble des paramétrages que vous avez pu effectuer pour optimiser l’efficacité de votre logiciel de caisse et de vos applications métier.
Qu’elles soient manuelles ou automatisées, les sauvegardes de données peuvent être réalisées dans le cloud ou sur un support local (disque dur externe, clef USB, serveur de stockage en réseau ou NAS, etc.).
L’hébergement dans le cloud présente plusieurs avantages.
C’est d’abord une solution économique, avec des solutions gratuites ou à bas prix pour des espaces de stockage de plusieurs giga-octets. D’un point de vue comptable, les dépenses pour le cloud passent en exploitation et non en investissement.
L’hébergement des données dans le cloud est une solution qui s’adapte aux besoins de votre commerce, grâce à la possibilité d’augmenter ou de réduire facilement l’espace de stockage nécessaire aux sauvegardes. Vous êtes par ailleurs déchargés des contraintes matérielles.
Les données de votre commerce (fichiers clients, tableaux de bord des transactions, références produits et services, fichiers comptables, etc.) sont accessibles en déplacement et depuis n’importe quel support. La collaboration à distance est également possible. La solution se prête tout particulièrement aux commerces multisites.
Le choix de la sauvegarde dans le cloud réduit le risque de perte des données. Plusieurs outils de sécurisation et d’assistance peuvent être mis en œuvre pour renforcer les garanties du service. Les données peuvent ainsi être chiffrées et stockées sur plusieurs serveurs géographiquement distants. Grâce à des fonctionnalités de suivi et de personnalisation, la sauvegarde dans le cloud vous permet par ailleurs une gestion précise des droits d’accès et la traçabilité des actions réalisées (consultation, modification, copie, etc.).
En cas de sinistre ou d’acte de malveillance (casse ou vol de la caisse), la sauvegarde automatique permet au commerçant de retrouver ses données le plus récentes et de reprendre son activité sans délai. La sauvegarde dans le cloud, tout particulièrement, est avantageuse en ce qu’elle favorise un suivi à distance, depuis un tableau de bord digital. La sauvegarde des données et leur conservation à long terme est par ailleurs l’une des obligations prévues par la loi Finances 2018.
