Votre caisse enregistreuse sur iPad et iPhone
Souvent mal interprétée, la loi Finances du 1er janvier 2018 laisse penser que s’équiper d’une caisse enregistreuse est désormais obligatoire. Mais cela n’est pas tout à fait le cas. Démêlons le vrai du faux.
Il est aujourd’hui toujours possible de se contenter d’un carnet à souche et d’une calculatrice pour éditer ses tickets. Chose réalisable lorsque l’on enregistre peu de paiements dans la journée, mais qui peut vite devenir chronophage pour un commerce de taille plus importante.
Qui plus est, si les commerçants ne sont pas tenus d’avoir une caisse enregistreuse de manière obligatoire, la dernière loi Finance impose d’autres contraintes. Elle renforce notamment le dispositif de certification des logiciels de caisse.
Ce type de logiciel mémorise de façon extra-comptable les paiements enregistrés par les commerçants et autres prestataires de services.
L’arrêté du 3 octobre 1983 impose de remettre une note détaillée pour tout paiement supérieur à 25€ TTC (pour les montants inférieurs à 25€, l’édition d’un ticket n’est obligatoire que sur demande du client). De plus, toutes les recettes d’un commerçant doivent pouvoir être justifiées, et ce quelque soit le montant et même si le client n’a pas exigé l’édition d’un ticket de caisse. C’est pourquoi disposer d’un tel système s’avère plus que nécessaire.
En effet, si la loi ne rend pas la caisse enregistreuse obligatoire, il est vivement conseillé de s’en équiper afin de faciliter la conservation et l’exportation de documents comptables.
Si vous choisissez de vous en doter, soyez toutefois prudent, car certains logiciels de caisse ne sont pas conformes à la législation en vigueur. Si l’éditeur de caisse ne fournit pas d’attestation individuelle, un certificat de conformité doit être délivré par un organisme accrédité.
Cette certification obligatoire pour tout logiciel de caisse enregistreuse doit attester du respect de plusieurs conditions :
Inaltérabilité : toutes données relatives aux paiements doivent pouvoir être enregistrées sans qu’elles risquent d’être altérées
Sécurisation : les données doivent être sécurisées par le logiciel
Conservation : les données doivent pouvoir être conservées et clôturées sur une période donnée
Archivage : le logiciel doit permettre d’archiver les données tout en garantissant l’intégrité des informations.
Ce renforcement de la loi vise à lutter contre les logiciels frauduleux et utilisés pour effacer les traces de certains paiements en espèces notamment. L’obligation concerne tous commerçants et prestataires de services assujettis à la TVA.
Si vous disposez déjà d’un système respectant la réglementation, il vous suffit d’une mise à jour et d’un certificat de conformité du fournisseur. Si ça n’est pas le cas, il vous faut alors investir dans un nouveau logiciel de caisse répondant aux critères exigés par la loi.
Tactile, tablette ou classique, numérique ou alphanumérique : il existe plusieurs types de caisses enregistreuses. Certaines offrent des fonctionnalités basiques permettant d’éditer et conserver des tickets de caisse ; quand d’autres permettent de gérer de nombreuses tâches, comme le traitement de réductions, la mise à jour du stock ou encore la préparation de la facturation.
Pas facile de s’y retrouver parmi toutes les possibilités et les différentes gammes de prix.
Le choix dépendra bien sûr de l’utilisation qui en est faite par le commerçant ou restaurateur, mais aussi du budget qu’il peut y accorder. Une caisse classique sera parfaite pour un petit commerce. Un établissement gérant beaucoup de paiements et de stocks se tournera vers un système plus évolué.
Pour faire le meilleur choix, n’hésitez pas à réaliser un cahier des charges récapitulant vos besoins en termes d’encaissement, de service et de gestion.
Quel que soit le type de caisse enregistreuse dont vous vous équipez, il est indispensable de s’assurer que le logiciel dont elle est dotée respecte les critères précédemment cités.
